Tiedostopankki (Mediapankki, Dokumenttienhallinta, DAM, Tiedostonhallintajärjestelmä)

Tiedostopankki on asiakirjojen, kuvien, videoiden ja muiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen tarkoitettu menetelmä tai palvelu. Kyseessä on siis eräänlainen digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmä, jonka avulla voidaan ylläpitää ja jakaa tietoa turvallisessa ja järjestelmällisessä ympäristössä.

Tiedostopankkia käytetään tyypillisesti jakamaan erilaisia yritys- instituutio tai yhdistysmateriaaleja, kuten tuotekortteja, asennusohjeita, oppaita, esitteitä sekä brändimateriaaleja, kuten logoja, tuotekuvia ja yritysvideoita ja muuta vastaavaa. Mahdollisuus tiedon monipuoliseen tallentamiseen ja jakamiseen tekee tiedostopankista erinomaisen resurssin, kun tarvitaan keskitetty ja helposti saavutettava tapa hallita ja jakaa tietoa.

Tiedostopankki mahdollistaa käyttäjilleen pääsyn tallennettuihin tiedostoihin internetin tai sisäisen verkon välityksellä, tarjoten toimintoja kuten tiedostojen lataamisen, tiedostojen kategorisoinnin, käyttöoikeuksien hallinnan ja versiohistorian seurannan. Usein tiedostopankki tarjoaa myös kehittyneitä hakutoimintoja ja automaatioita, jotka tekevät tiedon löytämisestä ja käsittelystä nopeaa ja vaivatonta.

Tiedostopankin käyttäjiä ovat usein muun muassa jälleenmyyjät, jotka tarvitsevat ajantasaista tuotetietoa myyntiprosesseihinsa, asiakkaat ja loppukäyttäjät, jotka etsivät tuotetukea tai käyttöohjeita, lehdistön edustajat, jotka hakevat materiaaleja julkaisuihinsa sekä kaikki muut sidosryhmät, jotka hyötyvät nopeasta pääsystä haluttuihin materiaaleihin. Pääsy tiedostopankin tietoihin on yleensä rajattua, mutta se voi olla myös kaikille avointa. Tiedostopankin sisällä on usein myös mahdollista rajata erillisiä osioita eri käyttäjille.

Yleensä tiedostopankit toimivat internetissä esimerkiksi yrityksen verkkosivujen alla, omassa verkko-osoitteessa toimivana pilvipalveluna tai yrityksen sisäisessä verkossa. Tiedostopankki voi olla myös osa suurempaa dokumentinhallintajärjestelmää. Erilaisia tiedostopankkeja olemassa lukematon määrä, joista osa on maksullisia ja osa ilmaisia. Usein yritykset teetättävät omaan käyttöönsä myös täysin räätälöityjä tiedostonhallintaratkaisuja, jolloin varmistetaan tietoturva sekä toivotut ominaisuudet käyttöä ajatellen.

Liiketoiminnassa tiedostopankin käyttö edistää yhteistyötä ja tiedon jakamista eri osapuolten kesken, tarjoamalla käyttäjille mahdollisuuden päästä käsiksi ja työskennellä yhdessä tallennettujen tiedostojen parissa reaaliajassa ja sijainnista riippumatta. Kun haluttu aineisto on helposti saatavissa ja jaettavissa, tämä säästää resursseja henkilöstön toiminnassa, tarjoten aitoa kaupallista etua tukemaan myös myyntiä ja markkinointia ajatellen. Tiedostopankki palvelee kuitenkin ennen kaikkea aineistoa tarvitsevaa loppukäyttäjää.

Tiedostopankista käytetään yleisesti myös nimiä kuten mediapankki, tiedostonhallintajärjestelmä tai englanninkielisessä maailmassa termiä Digital Asset Management (DAM). Joidenkin mielestä nämä asiat voivat tarkoittaa jossain määrin myös eri asioita, mutta puhekielessä termit yleensä tarkoittavat pääsääntöisesti tiedostopankin kaltaista järjestelmää ja toimintamallia tiedon jakamiseen.

Tiedostopankki tarjoaa siis käyttäjilleen, kuten yrityksille, turvallisen ja systemaattisen ympäristön tiedostojen säilytykseen ja jakeluun, mikä tekee siitä arvokkaan resurssin yritysten sisäiseen ja ulkoiseen tiedonhallintaan. Se säästää aikaa, helpottaa toimintaa ja rakentaa myös mielikuvaa tasokkaasta palvelusta. Jos yrityksesi etsii joustavaa ja hinnaltaan kilpailykykyistä ratkaisua tiedostojen hallintaan, sinun kannattaa tutustua Bautomo Files&Share:n ominaisuuksiin.

Lue lisää Bautomo Files&Share